Privacybeleid voor Charlies Candles

1) Wie wij zijn (gegevensbeheerder)

Charlies Candles BV ("Charlies Candles", "wij", "ons") is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens als de gegevensbeheerder.

Bedrijfsgegevens:

• Juridische entiteit: Charlies Candles BV

• Adres: Beernemsteenweg 77, 8750 Wingene, België

• BTW: BE0758683817

• E-mail:  info@charliescandles.com 

• Telefoon: +32 5 019 00 03

Privacycontact: 

Voor privacyvragen of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@charliescandles.com (T.a.v.: Privacy/Charlotte Lagae).

2) Wat dit beleid dekt

Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken wanneer u:

• Onze website bezoekt en onze online winkel gebruikt

• Een account aanmaakt (inclusief onze professionele/verkoperszone)

• Bestellingen plaatst (B2C en B2B)

• Contact opneemt met onze klantenservice/helpdesk

• Zich abonneert op marketingcommunicatie

• Ons ontmoet op beurzen of uw gegevens voor zakelijke contacten verstrekt

3) Persoonlijke gegevens die wij verzamelen

Afhankelijk van hoe u met ons omgaat, kunnen we verzamelen:

3.1 Gegevens die u verstrekt

• Identiteits- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, btw-nummer (B2B), factuur-/verzendadres, e-mail, telefoon

• Accountgegevens: inloggegevens (opgeslagen in onze systemen), accountvoorkeuren

• Bestel- en transactiegegevens: aangekochte producten, hoeveelheden, bestelgeschiedenis, facturen, betalingsstatus

• Professionele/verkoper gegevens: zakelijke details nodig om toegang en prijsstelling voor verkopers te beoordelen/inschakelen

• Klantenondersteuning gegevens: berichten, verzoeken en alle informatie die je met onze helpdesk deelt

• Marketinggegevens: nieuwsbriefvoorkeuren, opt-in/opt-out status

3.2 Gegevens automatisch verzameld

• Apparaat- en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, bekeken pagina's, geschatte locatie (op basis van IP)

• Cookie- en analyseggevens: identificatoren en gebeurtenissen verzameld via cookies en soortgelijke technologieën

4) Waarom we je gegevens gebruiken (doeleinden) en onze juridische bases

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer we een juridische basis hebben onder de GDPR.

4.1 Om onze website, winkel en accounts te bieden

• Doel: functionaliteit van de website, accountcreatie, inloggen, toegang tot professionele zone, klantenportaal

• Juridische basis: uitvoering van een contract; legitieme belangen (het draaien en beveiligen van onze diensten)

4.2 Om bestellingen te verwerken en producten te leveren

• Doel: orderverwerking, facturering, levering, orderupdates, klantenadministratie

• Juridische basis: uitvoering van een contract; wettelijke verplichting (bijv. boekhouding/fiscaliteit)

4.3 Om klantenservice te bieden

• Doel: vragen beantwoorden, klachten/retouren afhandelen, helpdeskondersteuning

• Juridische basis: uitvoering van een contract; legitieme belangen (klantenondersteuning en kwaliteit)

4.4 Om B2B-relaties en contacten op beurzen te beheren

• Doel: reageren op zakelijke aanvragen, opvolgen na beurzen, onboarding van verkopers

• Juridische basis: legitieme belangen (beheer van B2B-relaties); toestemming waar nodig

4.5 Marketingcommunicatie

• Doel: het versturen van nieuwsbrieven en product-/dienstupdates

• Juridische basis: toestemming (waar vereist); legitieme belangen voor marketing aan bestaande klanten waar toegestaan door de toepasselijke wetgeving

U kunt zich op elk moment afmelden voor marketing via de afmeldlink (indien verstrekt) of door contact met ons op te nemen.

4.6 Analytics en het verbeteren van onze website

• Doel: begrijpen van het gebruik van de website en het verbeteren van de prestaties en inhoud

• Juridische basis: toestemming voor niet-essentiële cookies/trackers (waar vereist); legitieme belangen voor essentiële metingen/beveiliging

5) Cookies en analytics

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën. Waar vereist, vragen we om uw toestemming voordat we niet-essentiële cookies plaatsen.

We gebruiken Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken.

Voor meer details over de cookies die we gebruiken (inclusief categorieën, doeleinden en hoe u uw voorkeuren kunt beheren), zie ons Cookiebeleid:

•  https://www.charliescandles.com/en_GB/cookie-policy 

6) Met wie we uw gegevens delen (ontvangers)

We kunnen persoonlijke gegevens delen met:

• Onze eCommerce/CRM/helpdeskprovider: Odoo (v19) (hostingmodel moet nog worden bevestigd)

• Google Analytics (website-analyse)

• Dienstverleners die onze bedrijfsvoering ondersteunen (bijv. IT-ondersteuning)

We delen ook gegevens waar nodig met:

• Betalingsproviders (te bevestigen)

• Verzendmaatschappijen/logistieke partners (te bevestigen)

We delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel en vereisen passende vertrouwelijkheid en beveiliging.

7) Internationale overdrachten

We streven ernaar om samen te werken met leveranciers in de EU/EEA. Als we persoonlijke gegevens buiten de EEA overdragen (bijvoorbeeld bij het gebruik van bepaalde technologieproviders), zorgen we ervoor dat er passende waarborgen zijn (zoals een adequaatheidsbesluit of Standaardcontractbepalingen).

8) Hoe lang we uw gegevens bewaren (bewaring)

We bewaren persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden die in dit beleid zijn beschreven.

Typische bewaartermijnen zijn:

• Bestellingen en facturen: bewaard zoals vereist door toepasselijke boekhoud- en belastingwetten

• Accountgegevens: zolang uw account actief is, en voor een redelijke periode na inactiviteit of sluiting

• Klantenservice-gegevens: zolang als nodig is om uw verzoek op te lossen en voor follow-up/kwaliteitsdoeleinden

• Marketinggegevens: totdat u zich afmeldt/intrekking van toestemming, plus een beperkte periode om uw voorkeur vast te leggen

• Analytics-gegevens: volgens onze cookie/analytics-instellingen

9) Uw rechten onder de GDPR

Als de GDPR op u van toepassing is, heeft u mogelijk het recht om:

• Toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens

• Onjuiste gegevens te corrigeren

• Verwijdering aan te vragen ("recht om vergeten te worden")

• Verwerking te beperken

• Bezwaar te maken tegen verwerking (inclusief directe marketing)

• Gegevensoverdraagbaarheid (in bepaalde gevallen)

• Toestemming op elk moment in te trekken (waar verwerking op toestemming is gebaseerd)

Om uw rechten uit te oefenen, neem contact op met info@charliescandles.com

10) Klachten

Als u denkt dat uw rechten op gegevensbescherming zijn geschonden, kunt u eerst contact met ons opnemen zodat we u kunnen helpen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit/Autorité de protection des données).

11) Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang.

12) Kinderen

Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor kinderen. Als u denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op.

13) Wijzigingen in dit beleid

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. We zullen de bijgewerkte versie op deze pagina publiceren en de datum van “laatst bijgewerkt” bijwerken.

Laatst bijgewerkt: 5 juni 2026